Ara
  • Olga Ateş

Vergi Kayıtlarını Özel Şekilde Saklama Zorunluluğu

Erhan GÜMÜŞ*

Yaklaşım Dergisi

I- GİRİŞ

Vergi Usul Kanunu (VUK) md. 253’de, defter kayıtları ve belgelerin saklanması konusunda düzenlemeler yapılmıştır. Ayrıca, VUK’un 175, mükerrer 242 ve mükerrer 257. maddeleri ile de günün değişen koşulları ve teknolojik gelişmelere uyumlu bir yasal yapıyı sürdürebilmek için Maliye Bakanlığı’na kayıt ve belgelerin ve bilgisayar programlarında olması gereken asgari bilgiler ile standartları ve bunların uygulanmasına ilişkin usul ve esasları belirleme yetkisi verilmiştir.

VUK ile verilen düzenleme yetkisine dayanarak Maliye Bakanlığı da 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği(1) ile defter ve belgelerinin saklanması ve ibrazı ile ilgili son teknolojik gelişmelerden yararlanmak üzere yeni düzenlemeler yapmıştır. Tebliğ ile bazı mükelleflerin kayıtlarına ait bilgilerin elektronik ortamda saklanması ve gerektiğinde ibrazına ilişkin düzenlemeler yapılmıştır.

II- DÜZENLEMENİN AMACI

Gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu imkânlar çerçevesinde mükellefler basit muhasebe programlarından kurumsal kaynak planlama sistemlerine kadar oldukça geniş bir yelpazede bulunan yazılımları, vergi ile ilgili olay ve işlemlerin takip edilmesi amacı ile kullanmaktadırlar. Artan faaliyet hacimlerinin doğal sonucu olan bu durum, vergi ile ilgili kayıtların niteliğini değiştirebilmekte ve vergi denetim süreçleri ile ilgili yeni usul ve esasların belirlenmesini zorunlu kılmaktadır.

Yapılan düzenleme ile bazı vergi mükelleflerinin mal ve hizmet hareketi ile ilgili elektronik ortamda oluşturulacak kayıtlarda yer alması gereken asgari içerikler belirlenmiştir. Böylece, vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun şekilde yürütülmesi ve buna bağlı olarak da mükelleflerden alınan veriler üzerinde karşılaştırmalı analizler yapılması amaçlanmaktadır.

III- KAYIT SAKLAMA GEREKSİNİMLERİ

A- KAYIT SAKLAMA ZORUNLULUĞU KAPSAMINA GİREN MÜKELLEFLER

Aşağıda yer alan mükellefler, asgari içeriklere uygun kayıtları(2) elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda saklamak zorundadırlar. Bu kapsamda oluşturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması zorunludur.

a) 06.06.2002 tarih ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar;

1) 04.12.2003 tarih ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

2) 18.04.2001 tarih ve 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

3) 02.03.2005 tarih ve 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

b) Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak,

1) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

2) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

3) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kurum, kuruluşlar, kamu iktisadi kuruluşları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluşlar yukarıda belirlenen kapsamın dışındadır.

Kapsama giren mükellefler, işlemlerinin süreklilik arz edip etmediğine bakılmaksızın satış kayıtları, alış kayıtları, dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları, ithalat kayıtları, ihracat kayıtları, üretim kayıtları ve diğer kayıtlarını yine asgari içeriği taşıyacak şekilde elektronik ortamda oluşturmak ve istendiğinde ibraz etmek üzere saklamakla yükümlüdürler. Söz konusu yükümlülük, 01.01.2015 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere, mükelleflerin bütün iş ve işlemlerini içerecek şekilde yerine getirilmelidir.

Kapsama girmekle birlikte 431 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde yer alan işlemleri esas faaliyet olarak gerçekleştirmeyen mükelleflerin sadece ilgili işlemlere yönelik kayıtları elektronik ortamda oluşturmaları ve saklamaları yeterlidir(3).

B- KAYITLARIN OLUŞTURULMASI, SAKLANMASI VE İBRAZI

431 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile belirlenen usul ve esaslara uygun kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda saklanması zorunludur. 431 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ekinde belirlenen konulara ilişkin kayıtlar, Tebliğ ekinde belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulacaktır. Ancak mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde söz konusu kayıtlara, belirlenen asgari içeriğe ilave bilgiler de ekleyebilecektir. Bu durumda, saklama ve ibraz yükümlülüğünün ilave bilgileri de kapsaması gerekmektedir. Mükellefler, Tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin oluşturma işlemini, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadırlar.

Kayıt saklama yükümlülüğü getirilen mükelleflerin Tebliğ ekinde yer alan kayıtlarını elektronik ortamda saklıyor olması Tebliğ açısından yeterli kabul edilmiştir. Tebliğde yer verilen düzenlemelerle elektronik ortamda kayıt oluşturma ile ilgili herhangi bir format, teknik şart veya şekil şartı zorunlu tutulmadığı için vergi mükellefleri tarafından halen kullanılan kurumsal kaynak planlama çözümleri veya muhasebe programları ile Tebliğ gereklerinin karşılanması mümkündür. Bu aşamada açık kaynak kodlu elektronik tablo programları veya veri tabanı yönetim sistemleri de kullanılabilecektir.

Kayıt saklama gereksinimi çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulması ve istendiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi istenen kayıtların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde saklanması zorunluluğu “Kanunların Mülkiliği” ilkesinin doğal bir sonucudur. Herhangi bir inceleme veya denetim sürecinde ilgili kayıtlara erişim sürecinin vergi kanunlarımızın geçerli olduğu Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde gerçekleştirilmesi zorunludur.

Elektronik ortamda oluşturulan ve muhafaza edilen kayıtların herhangi bir kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen istenilmesi durumunda VUK’un 14. maddesi uyarınca 15 gün içinde ve okunabilir kâğıt baskılarını da üretebilmeyi sağlayacak biçimde ibraz edilmesi gerekecektir(4).

Yukarıda ifade edilen zorunluluk, kayıtlara erişim yetkisinin mükellefin sorumluluğunda kalması şartıyla, kayıtların tutulması ve muhafazasında kiralık sunucu kullanılmasına da bir sınırlama getirmemektedir. Kayıtların kiralık sunucularda tutulması, kapsamdaki mükelleflerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır.

Ayrıca Tebliğ kapsamındaki kayıtların, Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisindeki bir sunucuda tutulması Tebliğ gereklerinin yerine getirilmesi açısından yeterli olup, bu durum asıl işletme operasyonlarının yurt dışından yürütülmesine ve kayıtların bir örneğinin yurt dışında bulundurulmasına engel teşkil etmemektedir(5).

C- BİLGİ SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ

Tebliğ ekinde yer alan konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere saklanması sırasında kullanılacak olan bilgi sisteminin (yazılım ve donanım) taşıması gereken asgari özellikler aşağıda yer almaktadır.

a) 431 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği kapsamında belirlenen usul ve esaslara uygun nitelikteki kayıtları oluşturup istenildiğinde ibraz edilecek şekilde saklayabilmelidir.

b) Saklanan kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır.

1) .xls - Microsoft Excel dosyası,

2) .xlsx - Microsoft Excel dosyası,

3) .txt - Düz metin dosyası,

4) .csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,

5) .xml - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası.

431 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde ifade edilen .xml, .xls, .xlsx, .txt, .csv formatları elektronik ortamda tutulan kayıtların, istendiğinde ibrazı sırasında kullanılabilecek dosya formatları olup, oluşturulan kayıtların sayılan dosya formatlarından birisi ile ibraz edilebilmesi yeterlidir. Tebliğde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik ortamda oluşturulan kayıtların mükellefler tarafından ibrazına ilişkin kurallar genel hükümlere göre belirlenecektir.

c) Yetkililer tarafından istenilmesi durumunda, saklanan kayıtlara erişimin sağlanması ve ihtiyaç duyulan kayıtların kopyalarının çıkarılması konusunda yeterli imkânlara sahip olmalıdır.

Mükellefler, Tebliğ ekinde yer alan konulara ilişkin kayıtların oluşturulması ve saklanması sırasında, istedikleri yazılımları ve donanımları kullanabileceklerdir.

IV- SORUMLULUK VE CEZAİ MÜEYYİDE UYGULAMASI

Oluşturulan kayıtlarda yer alması gereken asgari unsurlar ile söz konusu kayıtların elektronik ortamda saklanması ve istenildiğinde ibrazına ilişkin olarak 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu’nun ilgili cezai hükümleri uygulanacaktır. Bu ceza, Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 355. maddesi ile belirlenen özel usulsüzlük cezasıdır. Özel usulsüzlük cezası kesilmesine rağmen mecburiyetleri yerine getirmeyenlere yeniden süre verilerek bu mecburiyetleri yerine getirmeleri tebliğ olunur. Verilen sürede bu mecburiyetlerin yerine getirilmemesi halinde kesilen özel usulsüzlük cezası bir kat artırılarak uygulanacaktır.

V- DİĞER HÜKÜMLER

431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yer alan esaslara uygun olarak oluşturulan kayıtlar, vergi kanunları çerçevesinde istenildiğinde ibraz edilmek üzere elektronik ortamda saklanmak zorundadır.

Saklama ve ibraz yükümlülüğü, oluşturulan kayıtlara ilişkin her türlü dosya, veritabanı dosyası, saklama ortamı ve görüntüleme araçlarını kapsamakta olup, elektronik kayıtlara istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Saklama ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluşturulan kayıtların saklanması, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilecektir.

Gerekli görülen durumlarda Maliye Bakanlığı, 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında üretilen kayıtların ibrazını, belirlenecek standartlara uygun olarak mükelleflere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması da dâhil olmak üzere farklı yöntemler kullanmak suretiyle isteyebilecektir. Bu kapsamda kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenecektir. Bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektörler, mükellef grupları ve/veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilecektir.

431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamındaki kayıtlara ilişkin olarak mükellefler, Maliye Bakanlığı veya vergi incelemesine yetkili olanların talebi üzerine, ilgili bilgi sistem veya sistemlerinin bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır.

Mükellefler, Tebliğ kapsamındaki kayıtların oluşturulması sırasında kullanılan bilgi işlem sistemlerinin sağlıklı bir biçimde çalışabilmesi ile ilgili her türlü önlemi almak zorundadırlar.

Maliye Bakanlığı, Tebliğ kapsamında belirlenen esaslar çerçevesindeki kayıtların oluşturulması için kullanılacak bilgi sistemlerine yönelik, başta elektronik imza ve mali mühür kullanımı ile veri aktarımına ilişkin standartlar olmak üzere her türlü standardı belirlemeye ve kullanım zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı bu yetkisini, sektörler, mükellef grupları ve/veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanabilecektir.

Bu uygulama 01.01.2015 tarihinde yürürlüğe girmiştir(6). Kapsamda yer alan mükelleflerin asgari kayıt içeriklerinin, uygulamanın yürürlük tarihinden önceki dönemleri kapsayacak biçimde ibrazı istenmeyecektir. Uygulamanın yürürlük tarihinden sonra mükellefiyet tesis ettirmiş ya da lisans veya yetki belgesi alarak ilgili faaliyetleri hesap dönemi içerisinde kıst dönemde yürütecek mükellefler sadece bu kapsamdaki işlemleri için 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan kayıtları elektronik ortamda oluşturmak ve saklamakla yükümlüdürler. ÖTV mükellefiyetinin sona erdiği ya da lisans veya yetki belgesinin iptalini izleyen dönemde kayıt saklamaya ilişkin yükümlülükleri bulunmamaktadır.

VI- SONUÇ

Hızla gelişen teknolojinin sunduğu imkânlarla günümüzde birçok farklı muhasebe sistemi ve yazılım kullanılabilmektedir. Vergi denetim faaliyetlerinin de hızla gelişen teknolojiye uyum sağlayabilmesi amacıyla 431 Seri No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği yayımlanarak, bazı mükellef gruplarına bazı kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, saklanması ve ibraz edilmesi zorunluluğu getirilmiştir.

Tebliğle yapılan düzenleme ile mükelleflerin mal hareketlerini tespit etmek kolaylaşarak, işlemlerin kayıt dışında bırakılması güçleşecek ve böylece de vergi incelemelerinde önemli kolaylıklar sağlanabilecektir. Uygulama 01.01.2015 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

* Doç. Dr., Eskişehir Osmangazi Üniversitesi İİBF Maliye Bölümü

(1) 29.12.2013 tarih ve 28866 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(2) Asgari kayıt saklama gereksinimi belirlenen konular; satış kayıtları, alış kayıtları, dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları, ithalat kayıtları, ihracat kayıtları, üretim kayıtları ve diğer kayıtlardır.

(3) 70 No.lu VUK Sirküleri, http://www.gib.gov.tr/index.php?id=1079&uid=LAfMZgzO6CaGLVl7&type=sirkuler.

(4) M. Emek KURT, “Kayıt Saklama Gereksinimlerine İlişkin Zorunluluk 2015 Yılında İtibaren Yürürlüğe Girdi”, http://www.vergialgi.net/makaleler/kayit-saklama-gereksinimlerine-iliskin-zorunluluk-2015-yilinda-itibaren-yururluge-girdi/, 15.02.2015

(5) Akif AKARCA-Mehmet ŞAFAK; “Vergi Kayıtlarının Özel Şekilde Saklanması Zorunluluğu, http://www.dunya.com/vergi-kayitlarinin-ozel-sekilde-saklanmasi-zorunlulugu-158663yy.htm, 29.01.2015

(6) 431 Seri No.lu VUK Genel Tebliği’nin 01.07.2014 olan yürürlük tarihi, 28.06.2014 tarih ve 29044 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 436 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 01.01.2015 olarak değiştirilmiştir.

Son Paylaşımlar

Hepsini Gör

Tayyar Ateş Yeminli Mali Müşavirlik

Merkez Mah. Perihan Sk. No:67/1 Emin Bey Apt. Kat:4 D:5 Şişli / İstanbul 

+90 212 219 74 81